Nach einiger Zeit ist es ganz normal, dass sich auch in einem Privathaushalt eine große Menge an Akten und Dokumenten ansammelt. Zum Teil enthalten diese überaus sensible Daten, auch, wenn diese in Zukunft nicht mehr benötigt werden.
Natürlich können diese dann entsorgt werden, allerdings unbedingt so, dass sich die enthaltenen Daten nicht mehr als lesbar zeigen. Die Aktenvernichtung sicher und nachhaltig zu gestalten, ist somit von größter Bedeutung.
Es lassen sich im Übrigen auch einige Dokumente ausmachen, die stets – unabhängig von ihrem Alter – griffbereit aufbewahrt werden sollten. Zu diesen zählen zum Beispiel Zeugnisse, Impfausweise, Heirats- und Geburtsurkunden. Welche drei Möglichkeiten grundsätzlich für die Aktenvernichtung in Privathaushalten zur Auswahl stehen, wird im Folgenden erläutert.
Unterlagen manuell vernichten
Diejenigen, die nach einer kostenfreie Möglichkeit suchen, um ihre Dokumente und Akten zu vernichten, sollten das Vorhaben auf manuelle Art angehen. Nötig sind dazu lediglich zwei gesunde Hände und optional noch ein weiterer Helfer, wenn es sich um besonders große Aktenmengen handelt.
Wie dann im Detail vorgegangen wird, ist im Grunde unerheblich. Es kommt jedoch in hohem Maße darauf an, dass die Daten vollumfänglich zerstört beziehungsweise unkenntlich gemacht werden. Für eine Entsorgung im Sinne der Datensicherheit reicht es nicht aus, die Schriftstücke lediglich zu zerknüllen und dann in den Papiermüll zu werfen.
Im Übrigen ist es ebenfalls zu unterlassen, die zu vernichtenden Unterlagen zu verbrennen. In der Regel enthalten diese schließlich Druckerschwärze und Bindemittel, welche bei ihrer Verbrennung schädliche krebserregende Stoffe freisetzen, wie Feinstaub, Teer und Dioxine.
Dokumente mit einem Schredder vernichten
Von der manuellen Aktenvernichtung kann durchaus ein großer und vor allem mühsamer Aufwand ausgehen – datenschutzkonform gestaltet sich diese darüber hinaus ebenfalls nicht.
Die bessere Wahl besteht daher darin, technische Helfer einzusetzen. Günstige Schredder sind bereits für Preise zwischen 30 und 40 Euro im Handel erhältlich. Jedoch sollte dennoch auf eine gewisse Qualität des Geräts geachtet werden, da ansonsten die Gefahr besteht, dass der Schredder schnell heiß wird und nur eine geringe Leistung aufweist.
Müssen im Privathaushalt häufig Akten vernichtet und entsorgt werden, lohnt es sich demnach, auf ein preisintensiveres Modell zurückzugreifen. Diese zeichnen sich in der Regel durch ein großzügiges Fassungsvermögen, ein leises Arbeiten und feine Ergebnisse aus. Generell sollte bei dem gewählten Schredder mindestens die Sicherheitsstufe 3 vorliegen, die sicherstellt, dass ein erneutes Zusammensetzen der Dokumente nicht möglich ist.
Auf professionellen Dienstleister setzen
Diejenigen, die bei der Entsorgung ihrer privaten Akten keinerlei Risiko eingehen möchten, sollten einen professionellen Dienstleister mit dieser Aufgabe betrauen. Dadurch ist es dann nicht nötig, sich umständliche Gedanken darüber zu machen, wie vertrauliche Dokumente in Eigenregie wirklich sicher entsorgt werden können.
Die fachmännischen Unternehmen für Aktenvernichtung übernehmen dabei nicht nur die sichere Entsorgung von Unterlagen aus Papier, sondern kümmern sich ebenfalls um Mikrofilme, Fotonegative, Festplatten, USB-Sticks und weitere Datenträger. Bei der Auswahl des Anbieters ist darauf zu achten, dass dieser seine Aktenvernichtung nach den Vorgaben des Datenschutzes gestaltet, also nach der DI 66399 und dem Artikel 28 der DSGVO.
Für die Entsorgung der Akten wird von den Unternehmen in der Regel ein gesicherter Behälter aus Metall zur Verfügung gestellt. Diese Behälter sind in verschiedenen Größen erhältlich. Für die Vernichtung der Dokumente wird dieser Behälter dann wieder abgeholt.